Pro sepisování exekutorských zápisů osvědčujícího děje a stavy věci je nutné, aby žadatel po podepsání příkazní smlouvy se soudním exekutorem (exekutorským kandidátem či koncipientem) před samotným sepisem splnil následující podmínky:

• sdělení, kolik stejnopisů bude žadatel požadovat – za vydání prvního stejnopisu žadateli odměna soudnímu exekutorovi nepřísluší a odměna za vydání je zahrnuta v odměně za sepsání exekutorského zápisu; za vydání dalšího stejnopisu náleží soudnímu exekutorovi odměna, a to za každou započatou stranu textu exekutorského zápisu 100 Kč, za každou stranu přílohy 30 Kč,
• uvedení adresy, kde má dojít k osvědčení skutkového děje či stavu věci,
• uvedení dne, kdy má být exekutorský zápis sepsán,
• přesná specifikace žadatele: titul, jméno, příjmení, rodné číslo, není-li datum narození, číslo platného občanského průkazu nebo cestovního pasu, stejné údaje v případě jeho zástupce (vhodné občanský průkaz nebo cestovní pas okopírovat a doručit před sepsáním exekutorského zápisu),
• je-li žadatelem exekutorského zápisu právnická osoba, výslovné sdělení, kdo bude exekutorský zápis za právnickou osobu podepisovat – velmi vhodné, aby jako příloha exekutorského zápisu byl originál výpisu z obchodního rejstříku ne starší než 3 měsíce, tuto přílohu vhodné doručit před sepsáním exekutorského zápisu, popř. sdělit, z jakého dne bude originál výpisu z obchodního rejstříku,
• je-li žadatelem exekutorského zápisu obec, předložení originálu či ověřené kopie výpisu z Českého statistického úřadu a originálu či ověřené kopie usnesení z ustavujícího zasedání zastupitelstva dané obce, tyto přílohy vhodné doručit před sepsáním exekutorského zápisu, za obec jedná starosta,
• přesný popis toho, co žadatel požaduje osvědčit; soudní exekutor osvědčí skutkový děj (soudní exekutor je průběhu osobně přítomen po celou dobu průběhu děje, který pojímá do exekutorského zápisu, např. splnění dluhu, vyjádření určité osoby, otevření bezpečnostní schránky, předání peněz či věci) nebo stav věci (soudní exekutor musí se sám osobně přesvědčit tím, že věc uvidí a svůj zrakový, popř. sluchový, hmatový, čichový či chuťový vjem zachytí do obsahu exekutorského zápisu, např. osvědčení stavu nemovitostí, movitých věcí, atd.); tento exekutorský zápis musí sloužit v řízení před soudem či jiným orgánem k prokázání skutečností, které jsou v zápise zachyceny,
• uvedení e-mailové adresy žadatele, na jakou bude zaslán koncept exekutorského zápisu ke schválení, popř. uvedení skutečnosti, že koncept zápisu bude předán žadateli v listinné podobě ke schválení.

Pokud žadatel nesplní požadované podmínky a nedodá potřebné podklady min. jeden den před samotným sepisem zápisu v listinné podobě nebo prostřednictvím e-mailu: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., nebude žadateli sepsání exekutorského zápisu osvědčujícího děje a stavy věci umožněno.